Arquivo Central funciona em novo endereço

quarta-feira, 16 de agosto de 2023
Geral

O arquivo agora funciona na Rua Vicente Frota, nº 338, Centro

O Governo Municipal, através da Secretaria Municipal de Administração, representada pela Diretoria de Serviços Administrativos, comunica que o Arquivo Central, imóvel destinado para armazenamento dos documentos produzidos anualmente pelos mais de 1.300 funcionários das 13 Secretarias da Prefeitura, funciona em novo local. “Hoje o imóvel está com mais de 11.000 caixas arquivos, e tem a previsão de receber no próximo mês mais 2.000 caixas, aproximadamente. É um volume alto de materiais que precisam estar com um acesso mais facilitado para todos. É uma valorização do profissional, e mais funcionalidade para toda a Prefeitura”, explicou o Prefeito Dr Heber Quintella.
O Arquivo Central tem como principais objetivos, recolher, preservar e disponibilizar a documentação para acesso, com isso, a Diretoria de Serviços Administrativos padronizou a entrada e saída de documentos, com agendamento prévio e está em processo de análise para contratação de serviços, como:
•Tabela de temporalidade: Um instrumento essencial à gestão de documentos, pois define os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos pela Prefeitura de Guaxupé;
•Digitalização de documentos: processo necessário para a otimização de espaço, facilitando a busca dos diversos documentos pois será de forma digital;
•Aquisição de prateleiras porta paletes: A estrutura porta paletes é usada para melhorar o aproveitamento dos espaços, opção eficaz, tanto na estocagem quanto na movimentação das caixas arquivos, permite um melhor posicionamento das caixas, o que facilita sua localização com agilidade e precisão. Hoje as prateleiras que estão em uso no arquivo armazenam 42 caixas em cada uma, e com a estrutura porta paletes iremos armazenar 640 caixas por prateleira.
“O novo arquivo está funcionando na Rua Vicente Frota, nº 338, Centro. Mais conforto para os servidores da Secretaria de Administração e para todos os demais que precisam deste espaço. Ações como esta viabilizam mais celeridade nos trabalhos, mais conforto para o servidor e, consequentemente, um melhor atendimento ao cidadão guaxupeano”, finalizou o secretário Jair Bastos.